We nemen werk uit handen
De organisatie van een wetenschappelijke evenement vergt maanden, soms zelfs jaren van voorbereiding. Voor onze opdrachtgever is dit bijzonder, maar ook tijdrovend werk. Ab-Initio streeft ernaar u en eventuele andere betrokkenen zoveel mogelijk te ontlasten, zodat uw normale werkzaamheden geen hinder ondervinden van het werk rondom het evenement.
Professional Congress Organizer
Ab-Initio is een Professional Congress Organizer. Kortom, een PCO. Wij zijn gespecialiseerd in het organiseren van kleine en grote wetenschappelijke en technische congressen, evenementen en bijeenkomsten.
Ervaring
Dankzij onze jarenlange ervaring binnen een universitaire omgeving weten we precies hoe het er ‘reilt en zeilt’. Wij kennen de weg binnen universiteit en bedrijfsleven en hebben het bijbehorende netwerk. Met onze vakinhoudelijke kennis begrijpen we waar de thema’s en lezingen echt over gaan. Dit helpt ons om uw evenement te maken tot wat u ervan verwacht.
Verantwoordelijk
De opdracht voor het organiseren van een wetenschappelijk evenement is een grote verantwoordelijkheid. Wij nemen deze verantwoordelijkheid erg serieus. Daarom krijgt heel het traject onze volledige aandacht. Immers, uw evenement is ons evenement.
We doen het samen
Het is onze missie om uw evenement samen te organiseren. Uw mening en invloed zijn voor ons erg belangrijk. Ondertussen nemen wij zoveel mogelijk werk uit handen. We zorgen ervoor dat het evenement precies dat wordt, wat we vooraf samen hebben bedacht. Uw doelstellingen verwezenlijken is ons uitgangspunt, en de weg er naartoe is voor ons minstens zo belangrijk.
Van A tot Z
Elke schakel, elk detail speelt een rol. Daarom doen wij de organisatie van A tot Z. Zodat we bij Z kunnen realiseren wat we bij A beloofd hebben. En zodat we altijd het resultaat kunnen bereiken dat u voor ogen heeft.
Concept vorming – doelstelling, doelgroep en visie
Ieder evenement organiseren we vanaf het allereerste begin. Dit begin is de conceptfase, waarin we de doelstelling, doelgroep en visie vastleggen. Dit concept vormt de blauwdruk aan de hand waarvan we naar het evenement toewerken.
• Doelstelling: De concrete doelen die u aan het evenement heeft verbonden
• Doelgroep: De specifieke bezoekers of bezoekersgroepen die nodig zijn om het evenement te doen slagen
• Visie: Wat u als onze opdrachtgever persoonlijk belangrijk vindt bij de organisatie van het evenement.
Begroting, risicoanalyse en subsidies
De kosten en risico’s die het organiseren van een evenement met zich meebrengen moeten helder zijn. Een goed opgestelde begroting is hierbij essentieel en verdient gedurende het gehele proces de volledige aandacht.
Een gedegen risicoanalyse is bij Ab-Initio altijd onderdeel van de begroting. Dit biedt een duidelijk overzicht van alle mogelijke risico's die het evenement kunnen beïnvloeden. Ook de mogelijke maatregelen die we kunnen treffen ter beheersing van deze risico’s nemen we hierin op.
Sponsorgelden, subsidies en fondsen zijn middelen om de kosten van het evenement te reduceren. Wij adviseren u uitgebreid over de mogelijkheden.
Productie
In de productiefase werken we gefaseerd naar D-day toe. D-day is het moment dat uw evenement daadwerkelijk plaats vindt. Iedere schakel in het organisatieproces krijgt in deze fase onze volledige aandacht.
De productiefase betreft de voorbereiding van het evenement. Wij zijn het directe aanspreekpunt voor onder andere de eventlocatie, sprekers, catering, beveiliging, standhouders en sponsoren. Alle uiteenlopende zaken worden middels een duidelijke overlegstructuur, tijdsplanning en draaiboek gedocumenteerd en gestroomlijnd. Zodat we uiteindelijk samen tot een geslaagd evenement komen.
Wij ontlasten de opdrachtgever en eventuele andere betrokkenen zoveel mogelijk. De normale werkzaamheden mogen geen hinder ondervinden van de voorbereidingen rondom het evenement.
Ab-Initio ‘ontzorgt’ en stuurt de betrokken partijen aan. Door te werken met een gedetailleerde tijdsplanning kunnen we aan het einde van de productiefase het resultaat bieden dat u wenst.
Het evenement (D-day)
Door de goede voorbereidingen in de productiefase weet u exact wat u tijdens het evenement te wachten staat. Het gaat nu om de uitvoering waarbij wij constant een vinger aan de pols houden en ingrijpen waar dat nodig is. U kunt ondertussen alle tijd en energie aan uw gasten besteden. U bent immers ‘het gezicht’ van het evenement en fungeert zodoende als gastheer.
Tijdens het evenement zorgen wij ervoor dat u zich ook helemaal aan deze taak kunt wijden. Ab-Initio fungeert als coördinator van het evenement en is altijd op de locatie aanwezig.
Afhandeling
Een goede afsluiting van het evenement richting sponsoren, exposanten en deelnemers is een krachtig PR middel. Diverse communicatieuitingen (o.a. via social media) zorgen ervoor dat ze positief kunnen terugblikken op uw evenement. En dat ze enthousiast vooruit kunnen kijken naar een eventuele volgende editie.
Tevens verzorgen we in deze fase de financiële afhandeling van het evenement. Dit resulteert in een uiteindelijke overzichtelijke realisatiebegroting.
Evaluatie
Na afloop van ieder evenement vindt een evaluatie plaats. We gaan na of de doelstellingen zijn behaald en of het evenement heeft opgeleverd wat u er van had verwacht. De evaluatie is belangrijk voor ons en voor u, zodat ieder volgend evenement steeds weer beter wordt.
Ab Initio supported us in organizing the European Data Forum (EDF 2016) in the Evoluon in Eindhoven. This was a large and extremely complex symposium with many participants and different stakeholders. Inge and Lucienne from Ab Initio helped us to turn EDF 2016 into a huge success. Their energy, skills, and professionalism was exactly what we needed. They helped us to secure sponsorships and handled things in a systematic and consistent manner. Inge does not shy away from difficult challenges and through her experience knows that an eye for details and good social skills matter. Without any reservations we highly recommend Ab Initio for your next conference, fair or other event.
- Wil van der Aalst; full professor at RWTH Aachen University
Organising a conference always starts with enthusiasm and fun, thinking about the strands in the programme, inviting the keynote speakers, and shaping the workshops. But often enthusiasm tempers when you start thinking about the burden of organisational and logistic work that, in the end, makes or breaks the success of a conference.
Together with Ab Initio I led the organisation of the European Regional Meeting of the global CDIO university network with 160 international attendants at TU Delft. The enthusiasm and professionalism of Inge and Luciënne gave me full confidence in their capabilities. They exceeded my expectations. In close collaboration and mutual consultation they arranged the whole event, from welcome reception to catering and hotel and restaurant reservations, from budget to online registration, from campus tours by tuk-tuk to presents for the speakers. They always had the overview and paid attention to the minute details.
The great success of this conference and the relaxed and inspiring atmosphere during the days was a direct result of Ab Initio’s work behind the scenes, no doubt. They enabled me and my colleagues to focus on the programme and its outreach, without any need to worry. Ab Initio: highly recommended if you are aiming for an excellent event and a good night rest!
- Aldert Kamp; Director of Education Aerospace Engineering TU Delft
Our ambition of increasing the profile of the 4TU Centre for Intelligent Mechatronic Systems benefitted tremendously from the professionalism of Inge and Lucienne. Their enthusiasm and drive in motivating young researchers to work together and the creative way in which they were able to arrange the 4TU exhibition stand resulted in a clearly recognizable 4TU centre brand. Their organization of the entire event, their expertise in building team feeling among the exhibition crew—all was of the highest quality. The effortless scaling up to a European level (Euspen) contributed enormously to the positive image of our fledgling 4TU centre, both externally and internally.
— Prof. Maarten Steinbuch, scientific director of the 4TU Centre for Intelligent Mechatronic Systems and Distinguished University Professor at Eindhoven University of Technology
Organizing the 2010 Euspen conference in Delft was a special occasion. Even though they were not the primary organizers of the event, as the local contact Ab-Initio made some very valuable suggestions during the run-up to the event which resulted in the incorporation of elements that became the highlights of the conference. They researched every matter so exhaustively that they left the Euspen organizers with virtually nothing more to look into. During the conference, they proved themselves equally capable in solving all manner of problems thanks to their extensive networks and personal charm. Based on these experiences, I can unreservedly recommend Inge and Lucienne for event organization, sure in the knowledge that guests will not regret their presence.
— Prof. Rob Munnig Schmidt, head of the Department of Precision and Microsystems Engineering, 3mE, Delft University of Technology
Both Inge and Lucienne from Ab Initio are very professional in their work as event organisers. They are pro-active and very reliable couple. I like the way Inge has an eye for detail and will not scare away from making last minute changes if the details are up to her standard. More often these details are taken care of way in advance, which makes the life of a client a very easy one.
- IJsbrand Haagsma, Secretary General at 4TU Federation.
I hired Inge and Lucienne to organize the opening of the TU Delft Robotics Institute. The institute was young, so many things were not known yet or not yet fully clear, and many things had to be mobilized on a large scale. It required a very creative and proactive organizing agency to realize a coherent and solid presentation of the many years of research done at the Delft University of Technology. Ab-Initio realized that completely, and in a comfortable and creative working relationship. Not only the attendants enjoyed the results, also the people who contributed to it. It was a very enjoyable collaboration.
— Richard van der Linde, TU Delft Robotics Institute
Op 25 oktober 2016 vond aan de TU Delft het afscheidssymposium plaats van de toenmalige decaan Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek, prof. Hester Bijl. Door de beschikbaarheid van een belangrijke externe spreker veranderde de aard van dit symposium vrij kort voor de datum van kleinschalig en informeel naar groot en zeer formeel. Daarom heb ik Inge Rehorst en Lucienne Dado van Ab-Initio ingehuurd om het symposium te organiseren. Hun taken: coördinatie van de organisatie, budgetbeheersing, regelen van vormgeving en drukwerk, catering, locatie en techniek. Ook zorgden ze voor een training voor de sprekers en het inrichten van een kleine tentoonstelling. Ab-Initio claimt haar klanten te ontzorgen. Dat is exact wat ik heb ervaren. Ik kan ze van harte aanbevelen.
— Drs. Ineke Boneschansker,Manager Communication, Faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek
English